EduCRM / Модули / Файлы и документы
Модуль · Файлы и документы

Документы живут рядом с поручением, а не в почте

Приказ, шаблон, ответный отчёт школы — всё лежит у задачи, а не в десяти письмах и папках на разных компьютерах. И находится поиском, даже если забыли название файла.

Как работают файлы: четыре шага

Документ не теряется в почте и не дублируется по папкам — он привязан к задаче и доступен всем, кто над ней работает.

Приложили к поручению

Прикрепите приказ, бланк или образец прямо к поручению. Файл уходит школам вместе с задачей.

Школа видит и скачивает

В кабинете школы вложения — рядом с поручением. Открыть и скачать можно без писем и пересылок.

Ответные файлы — к задаче

Школа прикладывает отчёт или скан к поручению или в комментарий. Всё приходит туда же, а не на личную почту.

Находится поиском

Любой документ — в едином поиске Ctrl+K. Система ищет по тексту внутри файла, а не только по названию.

Карточка поручения с вложениями и предпросмотром файла
Настоящий интерфейс системы: вложения у поручения, предпросмотр документа открывается прямо в карточке

Что умеют файлы и документы

Вложения к поручению

Любые файлы прикрепляются прямо к задаче. Приказ, бланк, образец — школы получают их вместе с поручением, без отдельной рассылки.

Файлы в комментариях

Документ можно приложить и к комментарию. Переписка и документы — в одном месте, не нужно искать «то самое письмо с правильной версией».

Предпросмотр без скачивания

Открыть документ можно прямо в карточке — посмотреть, тот ли это файл, не сохраняя его на компьютер.

Поиск по содержимому

Система индексирует тексты вложений — Word, PDF и другие. В едином поиске Ctrl+K есть группа «Файлы»: документ находится по словам из текста, даже если забыли название.

Права доступа

Школа видит только свои файлы. Чужие документы и вложения других учреждений ей недоступны — доступ выдаётся по правам.

Серверы в России, 152-ФЗ

Файлы хранятся на серверах в России. Хранилище и доступ настроены под требования 152-ФЗ о персональных данных.

Резервные копии

Документы не пропадут вместе с одним компьютером: данные хранятся централизованно, с резервными копиями.

История: кто и когда приложил

Вложения привязаны к задаче и комментариям. Видно автора и контекст — к какому поручению и обсуждению относится документ.

Ответные файлы приходят вместе с исполнением

Когда школа отчитывается по поручению, отчёт и сканы прикладываются к той же задаче. Не нужно собирать вложения из почты и сводить их вручную — всё уже рядом со статусом исполнения.

  • Файл школы виден в карточке поручения сразу после отправки
  • Понятно, к какому поручению и комментарию относится каждый документ
  • Предпросмотр — чтобы проверить отчёт, не скачивая его
Список поручений: отчётные файлы приходят к задаче

Найти документ по словам из текста

Не помните, как назвали файл, — вспомните, о чём он. Поиск идёт по содержимому: введите фразу из приказа или отчёта, и нужный документ найдётся в группе «Файлы».

  • Единый поиск Ctrl+K — из любого раздела системы
  • Группа «Файлы» отдельно — рядом с поручениями и формами
  • Ищется текст внутри Word, PDF и других текстовых форматов
Единый поиск Ctrl+K: документ найден в группе «Файлы»

Частые вопросы о файлах

Какие форматы можно прикладывать?
Любые офисные документы — Word, Excel, PDF, а также сканы и изображения. Поиск по содержимому работает для текстовых форматов: система читает текст внутри Word, PDF и подобных и находит документ по словам из него.
Где хранятся файлы?
На серверах в России, как требует 152-ФЗ. У каждого управления — своё отдельное хранилище, данные не смешиваются между организациями. Резервные копии делаются регулярно.
Увидит ли школа чужие файлы?
Нет. Доступ выдаётся по правам: школа видит только документы по своим поручениям. Вложения других учреждений и внутренние файлы управления ей недоступны.
Что делать, если документ прислали по почте?
Приложите его к нужному поручению — и дальше он живёт в системе: открывается в предпросмотре и находится поиском по содержимому. Не придётся снова искать его в почтовом ящике.

Смотрите также

Соберите документы района в одном месте

90 дней бесплатно на вашем районе. Развернём за один день.

Запросить демо-доступ